Rozmowa roczna przełożonego z podwładnym.

12.10.2018
Rozmowa roczna przełożonego z podwładnym.
Renesans, zbędna procedura, czy szansa na budowanie mostów zamiast murów?

Informacja zwrotna, zarówno pozytywna, jak i negatywna są niezbędne do rozwoju pracownika i organizacji. Wielokrotnie wydawało mi się, że w zakresie znaczenia komunikacji powiedziano już wszystko, a powyższe zdanie wyczerpuje temat. Adekwatne jest słowo „wydawało mi się”.

Komunikacja w organizacji za sprawą cyfryzacji i w obliczu zmieniającego się rynku pracy nabiera nowego znaczenia. Do organizacji wchodzą młode osoby, doświadczone z kolei uczą się i przekwalifikowują, bezrobocia niemalże nie ma, pojawiają się obcokrajowcy. Zmiany te mają wpływ na wzajemne relacje, a to wpływa na jakość wykonywanej pracy.

Narzędziem systematyzującym proces przekazywania informacji zwrotnych jest ocena okresowa, którą finalizuje rozmowa roczna lub oceniająca (na marginesie zachęcam do wykreślania z firmowego języka określenia oceniająca). Niestety z różnych powodów nie jest to proces lubiany przez prowadzących rozmowy szefów, jest on natomiast wyczekiwany przez pracowników.

W ciągu ostatnich dwóch lat zaszły zmiany na rynku pracy, jakie nie zachodziły łącznie w poprzedniej dekadzie. W związku z tym przygotowanie kierowników do prowadzenia rozmów rocznych nabiera coraz większego znaczenia dla pracownika i dla organizacji. W odpowiedzi na powyższe, warto wyposażyć kierowników w kompetencje umożliwiające sprawniejsze niż dotychczas prowadzenie rozmów rocznych. Dlaczego? Dlatego, że ocenianie jest bardzo ludzkim, aczkolwiek zgubnym procesem, który daje pole do wielu błędów. Oceny dokonujemy mimo woli i jeśli nie uświadomimy sobie pułapek związanych z oceną i ocenianiem, możemy zburzyć najlepsze relacje.

Przykłady: ocena pod wpływem emocji, użycie komunikatu „ty”, ocenienia osoby, a nie zadania, powiedzenie „udało ci się”, w odpowiedzi na duży sukces i starania czy klasyczne niemówienie niczego, w przekonaniu, że „i tak się nie zmieni”.

Ocenianie jest jedną z funkcji szefa, a umiejętne przekazywanie informacji zwrotnych stanowi niezwykle cenną kompetencję menadżerską. Funkcja ta nie jest tożsama z umiejętnością. Przełożony, który potrafi stosownie odnieść się do już wykonanych zadań, ale też zmotywować do zadań w przyszłości, posiada bezcenne narzędzie, jak też i własny osobisty zasób. Zadanie to wymaga nie tylko takich cech charakteru jak odwaga, umiejętność obserwowania czy komunikowania, ale wiedzy na temat pułapek oceniania. I tak bywa z rozmowami rocznymi – można położyć kres najlepszemu systemowi  nie dlatego, że przełożony był niezdolny, ale dlatego, że go nie nauczono jak wybrnąć z pewnych pułapek oceny, które powodują, że zamiast mostów, miedzy przełożonym a podwładnym powstaje mur. Mur zbudować łatwo. Trudno natomiast wycenić związane z jego budową straty i koszty utraconych szans. Pewne umiejętności w życiu przychodzą samoistnie, jak na przykład chodzenie. Inne wymagają trenowania, tak jak jazda samochodem czy pilotowanie samolotu. Im większą załogę wieziesz, tym większą odpowiedzialność za prowadzenie na siebie bierzesz. Tak samo z komunikacją.

Szczególnie teraz, na przełomie 2018 i 2019 roku,  zachęcam do organizowania dla przełożonych warsztatów z zakresu prowadzenia rozmów rocznych. Tak, by dzięki procesowi mogli skuteczniej organizować pracę, a także realizować inne istotne cele związane ze współpracą  ludzi w organizacji, takie jak: jej usprawnianie i zapewnienie ciągłości pracy, lepsza komunikacja, wzrost motywacji, realizacja celów na kolejny rok, diagnoza i reagowanie na zachowania niepożądane czy wzmacnianie pracownika w budowaniu jego zasobów osobistych.

Rozmowa roczna przełożonego z podwładnym powinna być tak oczywistym procesem w firmie, jak mówienie „dzień dobry” i „do widzenia”. Pracownik zasługuje na uwagę przełożonego podczas tych 90 minut w roku, tak samo jak przełożony zasługuje na stworzenie szansy do wysłuchania i zrozumienia pracownika, wzajemnego podziękowania sobie i sformułowania oczekiwań na przyszłość.

Jestem pewna, że ocenianie nie jest zbędną procedurą, ale z całą pewnością to proces, który trzeba i warto wspierać warsztatami, gdyż bardzo łatwo o błąd. Rozmowa roczna to niezbędna wartość. Jestem też przekonana, że niebawem przejdzie ona renesans, który w dużej mierze zaczną inicjować pracownicy. Dlaczego? Dlatego, że wielu z nich chce mieć okazję do zrozumienia stylu zarządzania szefa, chce móc podziękować za dotychczasową współpracę, ale też móc dowiedzieć się jak przełożony postrzega dotychczasową pracę i jakie ma plany na przyszłość.

Ludzie chcę się angażować. Dylematy związane z możliwościami odejścia do innego pracodawcy, bo rynek temu sprzyja, nie są komfortowe dla większości pracowników.

Renesans, zbędna procedura czy szansa na budowanie mostów zamiast murów? Zdecydowanie – rozmowa roczna

to szansa na budowanie mostów.

Szkolenia z zakresu prowadzenia rozmów rocznych powinny być dedykowane w szczególności kierownikom, którzy zarządzają codzienną pracą ludzi. Rekomenduje się udział w warsztacie przynajmniej raz na dwa lata, zwłaszcza tych pracowników, którzy pełnią funkcję przełożonych. Zachęcam właścicieli firm i zarządy do przejęcia odpowiedzialności i sprawowania patronatu nad rozmowami rocznymi w organizacjach.

Korzyści z dobrze przeprowadzonej rozmowy rocznej mogą mieć wszyscy począwszy od najważniejszego ogniwa, jakim jest pracownik, przez przełożonego, działy współpracujące, całą organizację, ale też odbiorców i dostawców. Nie znam dużej, od dziesiątek lat działającej firmy, która nie prowadzi rozmów rocznych. Znam natomiast menadżerów, którzy boją się prowadzenia rozmów rocznych. Może nauczeni na własnych błędach, bez wiedzy jak z nich wybrnąć, nie mogą sobie sami poradzić i wolą unikać rozmów, a tym samym budować mury?

Dlatego właśnie warto uczyć prowadzenia rozmów. Dla wielu korzyści zarówno niematerialnych, jak i materialnych,

organizacyjnych i ludzkich – lepszych relacji.

Poniżej znajduje się lista kilku zaledwie korzyści z dobrze przeprowadzonej rozmowy rocznej. Jeśli ich nie ma, to nie znaczy, że rozmowa nie ma sensu. Znaczy to, że powinna być doskonalona technika jej prowadzenia. Miejsce na naukę jest między innymi na sali szkoleniowej, a najlepszy czas to dwa, trzy miesiące przed planowaną rozmową. Jeśli zaś systematycznych praktyk w tym zakresie nie ma, dobrym czasem jest początek roku kalendarzowego. Zgodnie ze staropolskim powiedzeniem „Z Nowym Rokiem, nowym krokiem".

KORZYŚCI DLA ORGANIZACJI:

  • mobilizacja do realizacji strategii,
  • usprawnianie organizacji pracy,
  • budowanie konstruktywnej atmosfery współpracy,
  • badanie nastrojów w zespołach, refleksja nad działaniem firmy, istotnymi celami i wartościami.

KORZYŚCI DLA MENADŻERA:

  • wzmocnienie autorytetu szefa,
  • systematyzowanie i formułowanie oczekiwań obu stron,
  • oczyszczenie atmosfery, usprawnienie relacji,
  • motywowanie i budowanie relacji, poznanie pracownika z innej strony i poznanie punktu widzenia pracownika.

KORZYŚCI DLA PRACOWNIKA:

  • sprawniejsza komunikacja z przełożonymi,
  • inne spojrzenie na pracę,
  • zrozumienie oczekiwań przełożonych i organizacji,
  • czas na autorefleksję, refleksja nad obszarami własnych kompetencji i rozwojem.

Przez osiemnaście lat w zakresie komunikacji w organizacji zrobiłam wiele - tysiące godzin na sali szkoleniowej, dziesiątki podsumowań, usprawnień procesów, konsultacji indywidualnych, badań, publikacji, praca nad rozprawą doktorską. Wydawało mi się, że wszystko zostało opisane, powiedziane, a dostęp do książek, materiałów filmowych czy narzędzi wspomagających komunikację jest nieograniczony. Tak, dobre słowo … „wydawało mi się”.

Wpadamy w pułapki oceny. Dlatego właśnie, by z nich wybrnąć warto przynajmniej raz na dwa lata spotkać się na sali szkoleniowej i poćwiczyć rozmowy roczne. Zapraszam serdecznie, warto poprzez rozmowę roczną budować mosty między ludźmi w organizacji.

Anna Nowak
Trenerka biznesu, coach i konsultantka z 18-letnią praktyką w przygotowywaniu i prowadzeniu działań rozwojowych z zakresu umiejętności zarządzania oraz osobistych. Autorka kursu online Pozytywna Organizacja: https://www.pozytywna-organizacja.edu.pl
Liczba komentarzy: 0